Pour configurer vos services, vous devez cliquer sur Configuration, aller dans l'onglet Services puis cliquer sur le bouton Ajouter un service en haut de la page.
Pour chaque service, vous devez renseigner :
Catégorie : il s'agit du type de service (midi, soir ou brunch). La catégorie est utilisée sur le module de réservation en étape 1.
Nom du service : il s'agit du nom que vous allez écrire pour reconnaitre le service. Par exemple "Semaine Lu-Ve" si ce service concerne les jours de la semaine du lundi au vendredi.
Jours actifs : il s'agit des jours pour lesquels cette configuration de service est active.
Heure de début de service : il s'agit de l'heure de la première réservation possible.
Heure de fin de service : il s'agit de l'heure de la dernière réservation possible.
Créneaux disponibles à la réservation : il s'agit des créneaux qui apparaîtront comme choix pour les clients qui réserveront depuis le module de réservation de votre site web. Vous retrouverez également ces créneaux sur la plateforme lorsque vous ajouterez une nouvelle réservation téléphonique ou de passage.
PAX max pour ce service : il s'agit de votre capacité (nombre de couverts) maximale. Cette valeur est différente que le nombre de personnes maximum par réservation que vous avez saisi dans l'onglet Paramètres.
Configuration des créneaux : Pour mieux gérer les réservations dans votre restaurant, NoShow vous permet de limiter chaque créneau disponible à la réservation à un nombre de couverts maximum, ou bien un nombre de réservations maximum. Par exemple, mon restaurant dispose de 30 places pour chaque service (Nombre de couverts par service). Néanmoins, pour répartir l'arrivée de mes clients, je souhaite n'avoir que 10 clients maximum à 19:00 puis 10 autres à 19:30 et enfin 10 à 20:00 (configuration du nombre de couverts par créneaux). Je peux aussi limiter de la même manière les arrivées au nombre de réservations. (configuration du nombre de réservations par créneaux)
Prise de réservation : Vous pouvez soit continuer de prendre des réservations alors que le service a déjà commencé, soit bloquer les réservations X minutes avec le début du service. Par exemple, si la valeur saisie est 60, la réservation sera fermée pour ce service une heure avant le début de celui-ci. Les clients ne pourront réserver que pour le service prochain.
Délai d'annulation : il s'agit du délai maximum pour lequel vous autorisez l'annulation de la réservation par le client. Par exemple, si la valeur saisie est 2, le client pourra cliquer sur le bouton Annuler ma réservation dans le mail qu'il aura reçu au plus tard 2h avant l'heure la réservation concernée. Au delà, son annulation pourra être considérée comme tardive et peut impliquer le prélèvement de l'empreinte bancaire.
Confirmation des réservations : vous pouvez choisir de garder la main sur l'ensemble des réservations qui sont passées sur votre site web en choisissant la confirmation manuelle. Dans ce cas, le client n'obtiendra pas de validation immédiate, la réservation sera en attente jusqu'à ce que vous l'ayez acceptée ou refusée.
Si vous choisissez la confirmation automatique, les réservations seront automatiquement validées si elles respectent la capacité totale que vous aurez configuré pour le service et si elles remplissent les conditions détaillées en dessous.
Vous pourrez alors configurer la confirmation automatique en paramétrant :
Le taux de remplissage maximal pour lequel les réservations sont confirmées automatiquement : cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps en choisissant la confirmation automatique des réservations jusqu'à un certain remplissage tout en évitant le surbooking. Prenons un exemple, si la capacité de votre restaurant sur un service donné est de 30 couverts, et que la valeur saisie dans ce paramètre est de 50%, toute réservation excédent 15 couverts ou qui conduirait à dépasser 15 couverts sera en attente et devra attendre votre validation (si vous avez déjà 13 couverts réservés et que vous avez une réservation de 4, le nombre total de réservations excédera 15).
Le nombre de personnes maximal pour lequel les réservations sont confirmées automatiquement. Au delà de ce nombre, la réservation devra attendre votre validation.
Le nombre de minute(s) avant le début du service pour lequel la réservation reste possible : cette fonctionnalité vous permet de prendre des réservations automatiques jusqu'à un certain temps avant le début du service, ensuite les réservations passent en attente et doivent attendre votre validation. Par exemple, si la valeur saisie est 60, toutes les réservations passées 1h avant le début du service seront automatiques. Au delà, elles passeront en attente.
Bloquer la réservation automatique aux clients ayant X no-show(s) : cette fonctionnalité vous permet de passer automatiquement les réservations en attente pour les clients ayant déjà effectué des no-shows. Si la valeur saisie est 1, tout client qui aurait déjà effectué un no-show dans votre restaurant ne pourra réserver de manière automatique même si les conditions ci-dessus sont validées. Le nombre de no-show(s) apparaît automatiquement à côté du nom de la personne dans la liste des réservations en attente. Vous aurez donc la main pour accepter ou non la réservation.
Rotation des tables : Pour maximiser le nombre de réservations dans votre restaurant, vous pouvez activer la rotation des tables afin de ré-attribuer une table au cours d'un service. Vous aurez alors à définir le temps moyen à table pour les réservations de X personnes. Par exemple, je définis le temps à table pour les réservations de 2 personnes à 1h30. Une table de 2 personnes est réservée pour 12:00. À 13:30, cette table sera de nouveau possible à la réservation.
Remplissage de salle en fonction de mes tables (PAX réel)
Vous pouvez créer autant de services que vous le souhaitez.
Information importante : Si vous souhaitez mettre en place deux services pour un samedi midi par exemple et que vous souhaitez affecter des quotas à chacun de ces services, vous devez créer 2 services. Pour reprendre notre exemple, si vous proposez deux services : un de 12h à 13h30 et un de 13h30 à 15h, avec chacun 20 couverts disponibles, vous devez créer ces deux services indépendamment pour pouvoir affecter le nombre de couverts à chacun de ces services.
Si vous créez un seul service, et que vous mettez en capacité 40, vous risquez d'avoir du surbooking. Si au contraire vous mettez 20 couverts, vous risquez de ne pas optimiser le remplissage du restaurant.